Minder handwerk op de creditcard- en Revolut-reconciliatie, zonder de retainer opnieuw te hoeven onderhandelen.
Voor Sam
Betreft SFT · fee-overrun 2025
Datum 24 september 2026
01 Wat er speelt
Pieter meldt een overrun van €21.000 op 2025: gefactureerd €26k, gewerkte uren t.w.v. €47k. Belangrijkste oorzaak volgens hem: de overstap naar één Centurion-kaart (privé betaald, doorgeboekt naar SF Touring en van daar naar de overige entiteiten) plus Revolut, waardoor TSJ elke transactie handmatig moet uitsplitsen en aansluiten.
Lost niets op voor TSJ — zij zien de bon niet, alleen de bankregel.
Wat TSJ handmatig doet
Elke kaart- en Revolut-transactie koppelen aan de juiste entiteit (SF Touring, Hello World BV, …) en boeken.
Dát is het werk dat de overrun veroorzaakt.
03 Het idee
Een laag tussen de kaart-/Revolut-feed en TSJ's boekhoudsysteem die transacties zelf aan de juiste entiteit toewijst, op basis van historie en regels. TSJ controleert alleen wat afwijkt.
1
Feed aansluitenCenturion- en Revolut-export automatisch inlezen, per maand.
2
Historie als trainingsdata2024–2025 boekingen van TSJ zelf gebruiken om te leren welk type uitgave bij welke entiteit hoort.
3
Automatisch voorstellenElke nieuwe transactie krijgt een voorgestelde entiteit + categorie, met een zekerheidsscore.
4
TSJ controleert de uitzonderingenAlleen lage-zekerheid transacties gaan naar een mens.
5
Rechtstreeks de boeking inGoedgekeurde regels gaan via de Exact Online API automatisch als boeking of bankmatch het grootboek in — geen handmatige overtype-slag, geen los Excel-bestand.
04 Aanpak
Pilot van één maand, één kaart. Geen aanpassing van de huidige fee-afspraak — eerst laten zien dat het scheelt, dan pas praten over wat dat betekent voor 2026.
05 Kanttekening
Dit is TSJ's proces, niet het onze. Zij moeten het willen gebruiken en er tijd in willen steken om het op te zetten — dat is een gesprek met Pieter, geen aankondiging.